Владельцу малого бизнеса заманчиво рассматривать текущее состояние коммуникативных дел как ужасное. Доказательства есть везде; люди спешат по своей повседневной жизни, поспешно просматривая свои текстовые сообщения, электронную почту и почту, чтобы увидеть, не забыли ли они что-нибудь настолько срочное, настолько важное, что мир может рухнуть, если они не ответят на это текстовое или голосовое сообщение прямо сейчас.
Все это разрозненное бегство, как цыпленок без головы, дает вам возможность выделиться среди ваших сотрудников, клиентов, поставщиков, торговых представителей и внешних партнеров как человека, который более профессионален в общении. Ты профессиональный коммуникатор. Вы можете произвести классное впечатление на всех, кого встречаетесь, потому что вы готовы сбавить темп. Вы достаточно умны, чтобы знать, что ваше доброе имя, бренд, имидж и репутация зависят от умения общаться, поэтому вы решаете улучшить свои цели делового общения.
Насколько вы уже знаете о коммуникации, вы также знаете, что получите явное преимущество перед своими конкурентами, если будете:
- Расчесывать об основном процессе общения.
- Рассмотреть возможность несколько полезных определений делового общения.Понять красноречивые характеристики делового общения.Вот цели делового общения.
Освежить общение
На данный момент постарайтесь не думать о сообщениях голосовой почты, которые вы оставили на чьей-то машине, или об отправленных вами электронных письмах, на которые не удалось получить ответ. Хотя это, безусловно, формы общения, они односторонние. Большинство форм общения - это двусторонний обмен. Таким образом, «общее» общение и деловое общение проходят несколько схожих шагов:
- Отправитель замышляет идею.
- Отправитель решает, как выразить идею словами - специалисты по коммуникациям процесса называют «кодированием».
- Отправитель выбирает средство (телефон, электронное письмо, текстовое сообщение) для отправки идеи. * Отправитель передает сообщение.
- Получатель получает и расшифровывает (декодирует) сообщение.
- Получатель предлагает обратную связь.
Определить деловое общение
Это может помочь укрепить ваше понимание с помощью определения, поэтому рассмотрите вариант из Business Dictionary. Он определяет общение как:
- «Двусторонний процесс достижения взаимопонимания, в котором участники не только обмениваются (кодируют-декодируют) информацией, новостями, идеями и чувствами, но также создают и делятся смыслом».
«Общее» общение отличается от делового общения, поскольку контекст в которой происходит обмен - другими словами, в деловой обстановке. Это один из тех полезных моментов, когда существует множество определений делового общения, позволяющих вам соединять элементы по своему усмотрению.
Одно определение выдержало испытание временем, данное Лоуренсом Дэвидом Бреннаном в его книге 1960 года «Деловое общение». Обратите внимание, как он подчеркивает настройку:
- «Деловое общение - это выражение, направление, получение и обмен идеями в торговля и промышленность.”
Деловой словарь расширил это определение, заявив, что деловое общение - это:
- «Обмен информацией между людьми в рамках предприятия, выполняется в коммерческих целях организации. Кроме того, деловое общение может также относиться к тому, как компания делится информацией, чтобы _продвигать свой продукт или услуги для потенциальных клиентов.потребители.”
В результате деловое общение может принимать две формы: внутреннюю и внешнюю. Итак, часть общения, которым вы делитесь, предназначена для внешнего мира, а часть общения, которым вы делитесь, предназначена для вашей внутренней аудитории, то есть для ваших сотрудников и других коллег. Думайте о внутренней коммуникации как о конфиденциальной или служебной информации.
Вряд ли вы ограничите поток информации другим способом. Другими словами, маловероятно, что вы будете в состоянии делиться информацией с внешней аудиторией, скрывая ее (или пытаясь скрыть) от членов вашей внутренней аудитории. Их нужно держать в курсе. Как говорится в Business Communication:
- «Деловое общение необходимо для выполнения управленческих функций и обеспечения успеха организации».
Сосредоточьтесь на отличительных характеристиках
На этом этапе вы, возможно, начинаете понимать, что нечто большее, чем просто настройка, может выделить бизнес-общение отдельно от «общего» общения, которое имеет место в вашем мире. Итак, если вы когда-нибудь задумывались, «Каковы же характеристики делового общения?» ищите некоторые из следующих качеств. Они могут не присутствовать в каждом коммюнике, которое вы отправляете или получаете. Но поскольку деловое общение тоже целеустремленный, есть вероятность, что определенные характеристики будут появляться снова и снова. Деловое общение - это:
- Фактический. Хорошее деловое общение основано на фактах. Ничто не может испортить репутацию бизнеса быстрее, чем предоставление неточной статистики, полуправды и завышенных утверждений. В настоящее время люди проверяют информацию на предмет точности, и технологии позволяют им это делать относительно легко. Коммерческие и рекламные материалы компании дают ему некоторую свободу действий, чтобы хвастаться и хвастаться - при условии, что утверждения могут быть подтверждены и подтверждены *. Ясно. Хорошее деловое общение не содержит расплывчатых, двусмысленных заявлений.. Получатель сообщения никогда не должен задаваться вопросом, о чем идет речь ». Четкому общению «помогают» простые, а не сложные слова, а также прямые декларативные предложения. Многим людям легче следить за информацией, когда она представлена в виде маркированного списка или когда она сопровождается диаграммами или диаграммами. Эти элементы также улучшают четкость.
- Практичный. Хорошее деловое общение полезно и необходимо. Независимо от того, принимает ли коммуникация форму делового веб-сайта, брошюры или пресс-релиза, должно быть обоснование, подтверждающее, почему такое общение существует и как люди могут извлечь из него пользу.
- Часто убедительно. Хорошее деловое общение стремится побудить кого-то из этой внутренней или внешней группы что-то сделать. (И если это ясно, должно быть очевидно, что это за «что-то».) Некоторые владельцы бизнеса совершают ошибку, упуская из виду силу подсознательных сообщений в своем общении. Например, размещение поздравлений с годовщиной внутри компании и назначение «сотрудника месяца» требует времени и усилий. Но неявный убедительный посыл должен быть очевиден для проницательных сотрудников: «Это компания, которая заботится, поэтому внесите свой вклад и позаботьтесь о компании».
- Стратегический. Хорошее деловое общение спланировано, организовано и осуществлено таким образом, чтобы достичь своей конкретной цели.
Узрите цели делового общения
Как вы могли догадаться, эти цели могут быть такими же разными, как и члены вашего персонала. Фактически, если вы посмотрите вокруг своего офиса, типы внутреннего делового общения могут отражать форму, функции или индивидуальность ваших различных отделов. Некоторые из целей делового общения включают в себя:
- Совместное использование информация, которая может составлять большую часть деловой коммуникации, которую вы отправляете как внутри компании, так и за ее пределами. Такая информация может быть своевременной, например, отчеты о продажах и результаты опросов об удовлетворенности клиентов. Некоторые из них могут иметь конфиденциальный характер, например отчеты о доходах. И некоторые из них могут быть помечены как «конфиденциальные» и предназначены только для определенных людей, например, стратегическое изменение направления деятельности одного из ваших конкурентов. Основные цели этого типа общения - обучать и просвещать *. Убеждение, которые многие люди легко связывают с продажами, рекламными и маркетинговыми материалами. Когда эти типы убедительных усилий хорошо продуманы, получатели перемещаются и даже стремятся действовать в соответствии с сообщением. Но «залог», который продвигает продукты или услуги вашего бизнеса, представляет собой лишь часть убедительного делового общения, которое вы можете изящно использовать как владелец малого бизнеса. Умиротворение упрямого продавца или поставщика в какой-то момент может потребовать убедительной апелляции. Попытка добиться дисперсии зонирования для вашего бизнеса может потребовать множества убедительных усилий со стороны местных и региональных правительственных чиновников. И не забывайте о своих сотрудниках, которые в какой-то момент могут усомниться в целесообразности новой политики или процедуры компании. Убедительное электронное письмо от вас может быть именно тем, что им нужно, чтобы их исправить.
- Оценка производительность и предоставление обратной связи, которые многие владельцы малого бизнеса согласятся, - это навыки, которые они развивают со временем. В конце концов, никто не прирожденный оценщик работоспособности и потенциала человека. Сотрудники обычно с нетерпением ждут такой формы делового общения, особенно если она связана с увеличением заработной платы. Поскольку проверки - это один из способов, с помощью которого владелец бизнеса остается подотчетным своим сотрудникам, опытный владелец соблюдает график и гарантирует, что у него есть практическая система оценки эффективности сотрудников.
- Мотивация, который может охватывать весь спектр от благодарственной записки, разосланной всем сотрудникам, до объявления конкурса продаж, связанного с экстравагантным призом. Никто не знает ваших сотрудников лучше, чем вы, поэтому никто не знает лучше, как их мотивировать, чтобы они не отставали или улучшали качество выполняемой ими работы. Еще одна цель мотивационного делового общения - воспитание духа товарищества на рабочем месте, которое часто порождает лояльность.
- Придание совет, который может оказаться для вас одной из самых полезных частей вашей роли владельца малого бизнеса. Предположительно, ваши сотрудники смотрят на вас и зависят от вас в лидерстве - чтобы сказать им не только какие делать, но как чтобы сделать это лучше. Как форма делового общения, совет может быть адресован отдельному человеку или группе, в зависимости от обстоятельств. Эти коммюнике, тщательно продуманные и содержащие полезные примеры, иллюстрирующие вашу точку зрения, могут стать ценным ресурсом для сотрудников.Предложение предложения, мнения и идеи, которые могут передаваться двумя способами: от вас к вашим сотрудникам или от них к вам. В зависимости от структуры вашего бизнеса у вас также могут быть менеджеры среднего звена, от которых вы зависите, чтобы поддерживать этот поток. Предложения, мнения и идеи могут открывать большие перспективы для улучшения бизнеса множеством способов - до тех пор, пока не вмешиваются эго, соперничество и зависть к соперникам. Кроме того, чтобы поддерживать этот тип общения, требуется приверженность со стороны уверенного и непредвзятого владельца бизнеса. Вначале многие владельцы малого бизнеса обязуются поддерживать «политику открытых дверей» для предложений, мнений и идей. Но затем они в конечном итоге умоляют прессу времени и невольно отключили этот ценный ресурс.Рекомендуя инструктаж или профессиональное обучение, которое вы можете провести самостоятельно или передать третьей стороне. В любом случае, эта форма делового общения может содержать элемент убеждения, особенно если вы подозреваете, что сотрудники могут сопротивляться рекомендации. Ваши сотрудники могут вас удивить: обычно они ценят возможность расширить свои знания и улучшить свои навыки, а также повысить свою ценность для вас. Инструктаж и обучение часто требуют двух волн общения: первая, чтобы объявить о тренинге; второй для предоставления вспомогательной информации, такой как справочные материалы.
Как и в случае с другими элементами вашего малого бизнеса, вы обязательно улучшите свои навыки делового общения с практикой. Итак, если вы думали о найме «директора по первым впечатлениям»? Не беспокойся. Ваши сообщения должны производить правильное впечатление, которое выделит вас из отвлеченной толпы, которая вас окружает.
