Контракт - это обязательное соглашение между двумя или более сторонами. Сторонами могут быть государственные и коммерческие организации или физические лица. Во время переговоров по контракту одна сторона предлагает выполнить определенные действия в обмен на платежи от другой стороны или сторон. План администрирования контракта помогает вашему бизнесу успешно управлять контрактом и предоставляет инструмент для мониторинга эффективности вашей компании и соблюдения условий контракта.
Практические результаты
Внимательно прочтите свой контракт и создайте контрольные списки для всех результатов контракта. Платежи, которые ваша компания получает по вашему контракту, часто зависят от получения другой стороной продукта или услуги, как правило, в соответствии с письменными спецификациями. При составлении списка результатов контракта обратите внимание на конкретные стандарты приемки и допущения для замен.
Расписания
Контракты охватывают определенный период. План администрирования контракта должен включать график дат запуска, крайних сроков поставки и даты закрытия контракта. Обратите внимание на вехи, которые влияют на производство или представление каких-либо результатов, и внесите их в календарь контрактов. Основной график с контрольными точками и крайними сроками - это инструмент планирования, который ваша компания использует для отслеживания прогресса и корректировки плана администрирования.
Финансы
У вашей компании должен быть бюджет контракта, в котором подробно описаны расходы, которые вы понесете при выполнении контракта. Лицо, ответственное за финансовое администрирование, также должно сверять прогнозируемые расходы с фактическими расходами и извлекать ваши оплачиваемые расходы по контракту. Человек, который управляет бюджетом контракта, должен знать, какая документация сопровождает каждый счет, как и когда вам платят. Ваш доход по контракту также будет отражаться в бухгалтерских книгах вашей компании таким образом, чтобы вы могли отслеживать дебиторскую задолженность и платежи по контракту.
План работы
Создайте план работы, который распределяет персонал и финансовые ресурсы, необходимые для выполнения условий контракта. Распределите обязанности по каждому результату для внутреннего персонала или определите временную помощь и внешних экспертов, необходимых для соблюдения графиков контрактов. Составьте график отчетности, который информирует вас о требуемых ресурсах, выделенных ресурсах и затратах на ваши ресурсы. Регулярно оценивайте свой уровень успеваемости. Сравните предлагаемые действия и результаты с вашими фактическими вложениями и результатами. Запросите изменение контракта, если вы серьезно отстаете от графика. Будьте готовы предоставить подробное объяснение того, как вы планируете устранять факторы, препятствующие успешному выполнению первоначального плана работы.
Управление рисками
Определите риски, которые могут помешать вашей компании выполнить условия контракта. Потеря ключевого персонала, стихийные бедствия и финансовые ограничения - обычные риски, с которыми сталкиваются подрядчики. Подготовьте стратегию устранения выявленных вами рисков. Обеспечьте некоторую свободу действий в плане работы для внесения возможных корректировок в курс или корректировки этапов контракта без дополнительных затрат или пропуска сроков, которые влияют на ваш доход по контракту.
