Одним из главных достоинств Microsoft Office Suite является возможность передавать и преобразовывать данные для использования в каждой из различных программ, составляющих общий пакет. Пользователи малого бизнеса, которые предпочитают удобство таблиц Excel, когда дело касается чего угодно, от данных о продажах до записей о клиентах, могут легко преобразовывать отчеты, созданные в Access, в таблицы Excel с помощью автоматической функции в Access.
1
Откройте свою базу данных Access.
2
Создайте нужный отчет из своей базы данных, щелкнув его имя в нижнем левом столбце базы данных в разделе «Отчеты». Отчет появится на вашем экране.
3
Щелкните вкладку «Внешние данные» на ленте Access в верхней части окна, а затем щелкните значок Excel, который является вторым слева в группе «Экспорт» в меню «Внешние данные». Подождите, пока откроется диалоговое окно «Экспорт - Таблица Excel».
4
Нажмите кнопку «Обзор» в конце поля «Имя файла: текст» в диалоговом окне. Подождите, пока появится диалоговое окно «Сохранение файла».
5
Выберите диск и папку, в которую вы хотите сохранить версию отчета в виде таблицы Excel. Введите имя, под которым вы хотите сохранить файл, в поле «Имя файла: текст» диалогового окна «Сохранение файла», а затем нажмите кнопку «Сохранить».
6
Выберите конкретный формат Excel, в котором вы хотите сохранить электронную таблицу, с помощью раскрывающегося меню Формат файла в диалоговом окне Экспорт - Таблица Excel.
7
Убедитесь, что для достижения наилучших результатов установлен флажок «Экспортировать данные с форматированием и разметкой», который обычно является параметром по умолчанию.
8
Нажмите кнопку «Сохранить» внизу диалогового окна, чтобы вернуться в главное окно. Установите флажок слева от «Открыть файл назначения после завершения операции экспорта», если вы хотите работать с файлом Excel сразу после экспорта данных.
9
Установите флажок слева от «Экспортировать только выбранные записи», если вы настроили отчет, используя только указанные записи. Это поле обычно не может быть выбрано, если вы не создали конкретный настраиваемый отчет, используя только определенные записи из вашей базы данных.
10
Нажмите кнопку «ОК» внизу диалогового окна.
11
Установите флажок «Сохранить шаги экспорта» в диалоговом окне, если вы хотите сохранить шаги экспорта для использования в будущем. Введите желаемое имя и описание и нажмите кнопку «Сохранить экспорт».
12
Подождите, пока ваша электронная таблица Excel откроется в другом окне, если вы установили соответствующий флажок на шаге 8. Откройте Excel и найдите электронную таблицу по имени, если вы не установили флажок.
13
Работайте с таблицей Excel, как с любой другой таблицей, но обратите внимание на диалоговые окна, в которых вас спросят, хотите ли вы изменить данные из отчета Access.
