Квитанция является доказательством того, что вы произвели определенную оплату товаров или услуг. Это также важная документация для ведения вашей деловой документации и подготовки налоговых деклараций. Лучшие методы ведения бизнеса требуют, чтобы вы подали свои квитанции в какой-то организованной форме, чтобы, если вам нужно сослаться на них, вы могли легко их найти. Если вы не можете получить квитанцию, вы все равно можете принять меры для создания бумажного следа.
Стандартная процедура
Если вы не заплатили заранее, при получении доставки вы обычно получаете либо упаковочный лист, либо счет-фактуру. Если вы заплатили заранее, вы должны получить квитанцию. Если вы получаете только упаковочный лист, поставщик может отправить отдельный счет или объединить счета и отправить вам ежемесячный счет. На этом этапе вы должны своему поставщику деньги, и он становится не только вашим поставщиком, но и вашим кредитором.
Отсутствующая документация
Соответствующий документальный след - важный компонент успешного ведения бизнеса. Вам необходимо не только отслеживать свои расходы, но и иметь возможность проверить их, если вы станете объектом аудита Налоговой службы. Если у вас нет квитанции, первым делом необходимо связаться с кредитором и запросить дубликат. Большинство кредиторов понимают, что вам необходимо вести надлежащий учет. Они также хотят быть уверены, что вы оба согласны с тем, что было заплачено и что причитается. Предоставляя их записи, легче устранять любые несоответствия.
Отказ кредитора
Не так много случаев, когда кредитор не выдаст вам квитанцию. Если вы в хороших отношениях, и они сами ведут соответствующие записи, они должны быть счастливы сделать это. Конечно, если у них нет записи о вашем платеже, они не смогут проверить ваш платеж и, следовательно, не смогут предоставить квитанцию. Как владелец бизнеса, важно, чтобы вы поддерживали жесткий внутренний контроль, чтобы быть уверенным, что ваш платеж был действительно произведен, а не перенаправлен одним из ваших сотрудников, что приводит к тому, что кредитор отказывается выдавать квитанцию, потому что он так и не получил средства.
Альтернативы
Если вы не можете получить квитанцию от бывшего кредитора, вы всегда можете использовать какую-либо форму альтернативной проверки для своих записей. Если вы производили оплату чеком, просто приложите копию аннулированного чека к копии счета-фактуры и внесите ее в свои записи. Даже простого указания номера чека, даты и уплаченной суммы в счете-фактуре должно быть достаточно для ваших записей. В октябре 2004 года был принят федеральный закон, известный как «Чек 21», который позволяет банкам предоставлять только электронную копию вашего чека. Это юридически обязательное доказательство платежа.
Сопутствующая документация
Если вы платили кредитной картой, вы можете приложить копию ежемесячной выписки. Если вы заплатили наличными и не можете получить квитанцию, возможно, поставщик не захочет сообщать этот доход, и вы не сможете проверить платеж. Вы по-прежнему можете указать платеж в своей налоговой декларации. Согласно Публикации IRS 583 аннулированные чеки, кассовые чеки, выписки со счетов, квитанции по кредитным картам, счета-фактуры и квитанции мелкой кассы являются действительными формами подтверждающих документов.
